Informacja o prywatności: asystent AI, wprowadzanie głosowe i prośba o kontakt
Kto odpowiada za dane
Administratorem jest VOLARIA AI S.A., ul. Stefana Batorego 18 lok. 108, 02-591 Warszawa, KRS 0000783804. Kontakt w sprawach danych osobowych: [email protected].
Co robi asystent
„Volarian” to automatyczny asystent AI (nie człowiek). Odpowiada na podstawie publicznych informacji o spółce. Jego odpowiedzi mogą zawierać błędy i nie są poradą inwestycyjną ani prawną. Wiążące są oficjalne raporty ESPI i EBI. Prosimy nie wpisywać danych wrażliwych ani poufnych.
Jakie dane i po co
| Rozmowa z asystentem | Treść Twoich wiadomości (oraz poprzednich wiadomości z tej samej rozmowy, przechowywanych tylko w Twojej przeglądarce) jest wysyłana przez nasz serwer do usługi Google Gemini API, która generuje odpowiedź. Pełna rozmowa nie jest zapisywana i znika po przeładowaniu strony. Zapisujemy tylko dziennik pytań opisany poniżej. |
|---|---|
| Wprowadzanie głosowe | Po kliknięciu mikrofonu nagranie (do 20 sekund) jest wysyłane do naszego serwera i do Google Gemini API wyłącznie w celu zamiany na tekst. Nie zapisujemy nagrania. Tekst trafia do pola wiadomości, możesz go poprawić przed wysłaniem. |
| Dziennik pytań | Do ulepszania odpowiedzi i ochrony przed nadużyciami zapisujemy każde pytanie zadane asystentowi, ale dopiero po automatycznym zamaskowaniu adresów e-mail, numerów telefonu, numerów kont, adresów internetowych oraz imion i nazwisk wpisanych przez odwiedzającego. Przy pytaniu zapisujemy datę i godzinę, język, informację, czy asystent odpowiedział, czy odmówił, oraz czas odpowiedzi. Nie zapisujemy adresu IP, odpowiedzi asystenta ani danych z formularza kontaktowego. Raz w tygodniu powstaje zestawienie (najczęstsze pytania, pytania bez odpowiedzi, próby nadużyć, liczba próśb o kontakt bez ich treści). Dziennik jest w prywatnym zasobniku dostępnym tylko dla zespołu Volaria AI i jest automatycznie usuwany po 90 dniach. |
| Prośba o kontakt | Jeśli poprosisz o spotkanie lub rozmowę i podasz imię i nazwisko, e-mail, telefon (oraz opcjonalnie lokalizację, branżę, budżet), dane te razem z krótkim podsumowaniem Twojej rozmowy, które przygotowuje asystent, trafiają do wewnętrznego kanału w Slacku, żeby zespół Volaria AI mógł się z Tobą skontaktować w tej sprawie. Wykorzystujemy je tylko do tego celu. |
| Dane techniczne | Przy każdym żądaniu dostawca hostingu rejestruje adres IP, czas, adres URL i przeglądarkę (logi przechowywane ok. 30 dni). Adres IP jest też używany w pamięci serwera do ograniczania liczby zapytań (ochrona przed nadużyciami). |
Formularz kontaktowy
Dane z formularza kontaktowego (imię i nazwisko, e-mail, opcjonalnie firma i telefon oraz treść wiadomości) są wysyłane e-mailem do spółki na adres [email protected] i służą wyłącznie do odpowiedzi na Twoją wiadomość. Nie zapisujemy ich w bazie serwisu; pozostają w skrzynce pocztowej spółki (Google Workspace) tak długo, jak potrzeba do obsługi sprawy i ewentualnych roszczeń.
Statystyki odwiedzin (własne, bez plików cookie)
Liczymy zbiorczo, ile razy otwarto stronę główną i podstrony oferty, które moduły aplikacji otwarto, ile razy kliknięto odnośniki do VAI.Legal, Volaria.Art i bloga oraz ile formularzy kontaktowych wysłano. Zapisujemy wyłącznie liczniki dzienne: język strony, rodzaj urządzenia (telefon, tablet, komputer) i nazwę serwisu, z którego przyszedł odwiedzający. Nie zapisujemy adresu IP, identyfikatora odwiedzającego ani żadnych danych w przeglądarce, a ruch robotów wyszukiwarek pomijamy. Liczniki trafiają do prywatnego zasobnika dostępnego tylko dla zespołu Volaria AI.
Podstawa prawna
Rozmowa i głos: nasz prawnie uzasadniony interes w odpowiadaniu na pytania odwiedzających i zabezpieczeniu serwisu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Prośba o kontakt: podjęcie działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz Twoja zgoda wyrażona przez podanie danych po informacji w czacie (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą możesz cofnąć w każdej chwili.
Odbiorcy i przekazywanie poza EOG
Dostawcy, którzy przetwarzają dane na nasze zlecenie: Google (Gemini API, hosting Google Cloud), Slack (wewnętrzna komunikacja zespołu), Cloudflare (sieć dostarczania treści i ochrona). Przed pierwszym użyciem asystenta, nagrania głosowego lub formularza kontaktowego uruchamiamy narzędzie Cloudflare Turnstile, które sprawdza, czy korzysta człowiek, a nie automat; w tym celu Cloudflare przetwarza dane techniczne przeglądarki i adres IP. Dostawcy ci mogą przetwarzać dane także poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, na podstawie zabezpieczeń zawartych w ich umowach. Nie sprzedajemy danych.
Jak długo
Pełne rozmowy i nagrania: nie zapisujemy ich w naszym serwisie. Zamaskowany dziennik pytań: 90 dni, potem jest usuwany automatycznie. Dane z prośby o kontakt: tak długo, jak potrzeba do obsłużenia Twojej prośby, a na Twoje żądanie usuwamy je wcześniej. Logi techniczne: ok. 30 dni.
Decyzje automatyczne
Asystent nie podejmuje wobec Ciebie decyzji wywołujących skutki prawne ani w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływających.
Twoje prawa
Masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz cofnięcia zgody. Wyślij prośbę na [email protected]. Możesz też złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).
Privacy notice: AI assistant, voice input and contact request
Who is responsible
The controller is VOLARIA AI S.A., ul. Stefana Batorego 18 lok. 108, 02-591 Warsaw, Poland, KRS 0000783804. Contact for personal-data matters: [email protected].
What the assistant is
"Volarian" is an automated AI assistant, not a person. It answers from public information about the company. Its answers can contain mistakes and are not investment or legal advice. The official ESPI and EBI reports are binding. Please do not type sensitive or confidential data.
What data and why
| Chat with the assistant | The text of your messages (and earlier messages of the same conversation, kept only in your browser) is sent by our server to the Google Gemini API, which generates the answer. Our site does not store the full conversations. They disappear when you reload the page. We only keep the question log described below. |
|---|---|
| Voice input | When you press the microphone, the recording (up to 20 seconds) is sent to our server and to the Google Gemini API only to turn it into text. We do not store the recording. The text lands in the message box and you can edit it before sending. |
| Question log | To improve the answers and to protect the site from abuse we keep each question asked to the assistant, but only after automatically masking email addresses, phone numbers, account numbers, web addresses and names typed by the visitor. With each question we keep the date and time, the language, whether the assistant answered or declined, and how long the answer took. We do not keep your IP address, the assistant's answer or anything from the contact form. Once a week a summary is produced (most common questions, unanswered questions, abuse attempts, and the number of contact requests without their content). The log sits in a private storage bucket that only the Volaria AI team can open and is deleted automatically after 90 days. |
| Contact request | If you ask for a meeting or call and give your name, email and phone (and optionally location, business field, budget), these details together with a short summary of your conversation written by the assistant are posted to an internal Slack channel so the Volaria AI team can contact you about this request. We use them for that purpose only. |
| Technical data | For every request our hosting provider logs the IP address, time, URL and browser (logs kept about 30 days). The IP address is also used in server memory to limit the number of requests (abuse protection). |
Contact form
The data you enter in the contact form (name, email, optionally company and phone, and your message) is sent by email to the company at [email protected] and is used only to reply to you. We do not store it in a database on our site; it stays in the company mailbox (Google Workspace) for as long as needed to handle your enquiry and any related claims.
Visit statistics (first-party, no cookies)
We count in aggregate how often the home page and the offer pages are opened, which app modules are opened, how often the links to VAI.Legal, Volaria.Art and the blog are clicked, and how many contact forms are sent. We store daily counters only: the page language, the device type (phone, tablet, desktop) and the name of the site the visitor came from. We store no IP address, no visitor identifier and nothing in your browser, and search-engine robots are not counted. The counters go to a private storage bucket that only the Volaria AI team can open.
Legal basis
Chat and voice: our legitimate interest in answering visitors' questions and securing the site (Art. 6(1)(f) GDPR). Contact request: taking steps at your request before entering into a contract (Art. 6(1)(b) GDPR) and your consent given by providing the details after the information shown in the chat (Art. 6(1)(a) GDPR), which you can withdraw at any time.
Recipients and transfers outside the EEA
Providers that process data on our behalf: Google (Gemini API, Google Cloud hosting), Slack (internal team communication), Cloudflare (content delivery and protection). Before the first use of the assistant, a voice recording or the contact form we run Cloudflare Turnstile, which checks that a human and not a bot is using the site; Cloudflare processes browser technical data and the IP address for this purpose. They may also process data outside the European Economic Area, relying on the safeguards in their contracts. We do not sell data.
How long
Full conversations and recordings: not stored by our site. Masked question log: 90 days, then deleted automatically. Contact-request data: as long as needed to handle your request, and deleted earlier on request. Technical logs: about 30 days.
Automated decisions
The assistant does not make decisions about you with legal or similarly significant effects.
Your rights
You have the right of access, rectification, erasure, restriction, portability, objection to processing based on legitimate interest, and withdrawal of consent. Write to [email protected]. You may also complain to the President of the Personal Data Protection Office in Poland (uodo.gov.pl).